Mae ein hysbysiad preifatrwydd mewn adrannau ar wahân, mae’r adran Gwybodaeth Gyffredinol yn esbonio pwy ydym ni a sut allwch chi gysylltu â ni. Mae’r adran hon yn esbonio’r ffordd rydym ni (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru) yn trin eich gwybodaeth bersonol os ydych chi’n rhywun yr ydym ni’n credu a allai ein helpu ni yn ystod ymchwiliad ar ein Liwt ein Hunain.
Cynnwys
- Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth
- Pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi a pham
- Gwybodaeth ychwanegol y gallem ofyn i chi ei rhannu gyda ni
- Rhannu a derbyn eich gwybodaeth
- Diogelu eich gwybodaeth
- Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth
- Eich hawliau diogelu data
1. Y sail gyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth
Mae angen i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau statudol a nodir mewn deddfwriaeth. Mae’r ddeddfwriaeth y mae angen i ni gydymffurfio â hi yn cynnwys:
- Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019 a
- Erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fo hyn yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg gyhoeddus yr Ombwdsmon.
Mae gennym bwerau i gynnal ymchwiliadau ‘Ar Ein Liwt Ein Hunain’ lle mae tystiolaeth yn awgrymu y gallai fod methiant gwasanaeth systemig neu gamweinyddu. Mae rhagor o wybodaeth am ein hymchwiliadau Ar Ein Liwt Ein Hunain yma.
2. Pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi a pham
Rydym wedi cael eich gwybodaeth mewn cysylltiad ag ymchwiliad ar ein Liwt Ein Hunain yr ydym yn ei gynnal.
Fel arfer, bydd y wybodaeth a ddarperir i ni yn cynnwys eich enw a’ch manylion cyswllt.
Gall y wybodaeth gynnwys manylion eich lleoliad, eich rôl mewn sefyllfa benodol neu wybodaeth am eich amgylchiadau personol.
Efallai y byddwn hefyd yn cael eich gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd, megis cofnodion cyfarfodydd neu gan unigolion neu gyrff cyhoeddus eraill. Yn yr amgylchiadau hyn, efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon yn ystod ymchwiliad – er enghraifft, i gael datganiad tyst neu geisio ymatebion i arolwg/holiadur gennych.
3. Gwybodaeth ychwanegol y gallem ofyn i chi ei rhannu gyda ni
Efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi i gael gwybodaeth gennych yn ystod ymchwiliad lle gallai fod gennych dystiolaeth sy’n berthnasol i’r ymchwiliad. Wrth wneud hynny, byddwn yn cyflawni ein tasg gyhoeddus (y swyddogaeth statudol a nodir o dan ein deddfwriaeth lywodraethol). O’r herwydd, yn gyffredinol ni fyddwn angen eich caniatâd i ddefnyddio gwybodaeth a gawsom.
Arolygon/Holiaduron
Efallai y byddwn yn gofyn i chi gwblhau arolwg/holiadur i gael eich barn. Yn aml, rydym yn defnyddio Survey Monkey ac efallai y byddwn yn defnyddio Snap Surveys i gasglu gwybodaeth ar ein rhan – bydd yn glir a ydym yn defnyddio Survey Monkey neu Snap Surveys. Mae unrhyw ddata a gesglir gan Survey Monkey ar gyfer OGCC yn cydymffurfio â Fframwaith Tarian Preifatrwydd yr UE – UDA. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd. Mae unrhyw ddata a gesglir gan Snap Surveys ar gyfer OGCC yn cael ei storio ar weinyddion y DU. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd.
Cyfweliadau
Efallai y byddwn yn gofyn i chi fynychu cyfweliad fel rhan o’n hymchwiliad. Gwneir unrhyw wahoddiad yn unol â’r pwerau a nodir yn ein deddfwriaeth lywodraethol. Os byddwn yn recordio’r cyfweliad, byddwn yn gwneud hynny at ddibenion tystiolaeth a/neu atgof. Bydd copi o’r recordiad ar gael i chi ar gais.
Recordiadau galwadau
Rydym yn recordio ein galwadau (galwadau ffôn a galwadau sain/fideo eraill), gan ein bod yn gweld y gall fod yn ddefnyddiol gwrando eto ar sgyrsiau, i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym. Mae galwadau’n cael eu recordio a’u storio ar ein systemau ein hunain.
Sylwadau a datganiadau
Efallai y bydd angen cael eich sylwadau neu ddatganiad tyst neu roi gwybodaeth ddogfennol neu electronig i ni. Gwneir unrhyw gais yn unol â’r pwerau a nodir yn ein deddfwriaeth lywodraethol.
4. Rhannu a derbyn eich gwybodaeth
Efallai y bydd angen cynnwys y wybodaeth a ddarparwch mewn unrhyw benderfyniad neu adroddiad terfynol a gyhoeddir gan y swyddfa hon. Os ydych wedi cymryd rhan mewn swyddogaeth broffesiynol, efallai y byddwn yn cyhoeddi teitl eich swydd ac enw eich sefydliad. Gellir defnyddio’r manylion hyn hefyd mewn cyhoeddiadau neu ddeunydd cyhoeddusrwydd arall, oni bai eich bod yn ein hysbysu eich bod yn dymuno iddynt gael eu tynnu. Efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi eto i drafod (os yw’n briodol) a allech chi ddarparu deunydd ychwanegol.
Os ydych chi’n cymryd rhan mewn swyddogaeth bersonol, ni fyddwn yn cyhoeddi eich enw na’ch manylion cyswllt.
Mae ein deddfwriaeth hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i ni ddarparu copi o’n penderfyniadau neu ein hadroddiadau i drydydd partïon penodol. Fel corff cyhoeddus, mae’n ofynnol i ni ystyried ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn nodi neu’n derbyn gwybodaeth mewn cwyn yr ydym yn teimlo y dylid ei rhoi i’r awdurdodau perthnasol, fel yr Heddlu – er enghraifft, bygythiadau o ymddygiad treisgar. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth yr ydym yn teimlo sy’n angenrheidiol i amddiffyn ‘buddiannau hanfodol’ unigolyn. Pan fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth, byddwn yn gwneud hynny yn unol â gofynion ein deddfwriaeth lywodraethol neu er budd cyfiawnder naturiol.
5. Diogelu eich gwybodaeth
Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ddarllen am y camau a gymerwn yn adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd.
6. Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth
Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd yn dibynnu ar yr hyn y caiff ei defnyddio ar ei gyfer. Rydym wedi cyhoeddi ein hamserlen cadw cofnodion ar ein gwefan. Os hoffech i ni anfon copi atoch, rhowch wybod i ni.
7. Eich hawliau diogelu data
Mae adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd yn dweud wrthych am eich hawliau diogelu data.
Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae gennych chi’r hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).